मुख्य निर्वाचन पदाधिकारी भोपाल द्वारा दिये गये निर्देशों के तहत आगामी लोक सभा निर्वाचन 2024 के मद्देनजर जिले के समस्त कार्यालय प्रमुखों से कहा है आयोग द्वारा प्राप्त प्रपत्र-1 (फार्म-अ) एवं प्रपत्र-2 (फार्म-ब) अनुसार विभाग अन्तर्गत कार्यरत समस्त अधिकारी/ कर्मचारियों का डेटाबेस CEMS सॉफ्टवेयर में अद्यतन किया जाये।
दमोह
डाटाबेस के अद्यतन कार्य का प्रारूप प्रपत्र-1 (फार्म-अ) एवं प्रपत्र-2 (फार्म-ब) जो पोर्टल के डाउनलोड सेक्सन में उपलब्ध है, उसके अनुसार पूर्ण किया जाना चाहिये।
सर्व प्रथम प्रपत्र-1 (फार्म-अ) तैयार किया जाये, जिसमें कार्यालय प्रमुख एवं वैकल्पिक अधिकारी का नाम, पदनाम, मोबाईल नम्बर, ई-मेल आई.डी. एवं समस्त कार्मिकों (समस्त कार्मिकों में नियमित कर्मचारी, दैनिक वेतन भोगी कर्मचारी, संवदिा कर्मचारी, ऑउटसोर्स कर्मचारी) की संख्यात्मक जानकारी संलग्न डाटा एन्ट्री कार्यक्रम अनुसार किया जाये। विभाग द्वारा प्रस्तुत फार्म-अ में अंकित कर्मिकों की संख्या फार्म-ब ऑनलाइन पोर्टल पर दर्ज जानकारी की संख्या से मिलान होने पर जानकारी फ्रीज हो पायेगी। फार्म-अ के बिन्दु कमांक 17 पर अधिकारी / कर्मचारी की श्रेणीवार विवरण में दिव्यांग कर्मचारी को भी सम्मिलित किया जाये एवं पृथक से भी संख्या दर्शाई जाये।
तपश्चात् प्रपत्र-2 (फार्म-ब) की जानकारी ऑनलाइन पोर्टल पर संलग्न डाटा एन्ट्री कार्यकम अनुसार किया जाये। ऑनलाइन पोर्टल की लिंक https://cems.mp.gov.in/ है एवं यूजर आई.डी. एवं पासवर्ड पूर्ववत् ही रहेगें। विभाग द्वारा फार्म-अ में अंकित कार्यालय प्रमुख अधिकारी के मोबाईल नम्बर पर भी यूजर आई.डी. एवं पासवर्ड भेजे जायेगें । पोर्टल पर आपके कार्यालय के कर्मचारियों का पूर्व का डाटा दर्ज है। पूर्व दर्ज डाटा को अद्यतन स्थिति में अपडेट किया जाये। यदि किसी अधिकारी / कर्मचारी का स्थानांतरण या मृत्यु हो चुकी तो ऐसी स्थिति में उनका डाटा पोर्टल से डिलीट किया जाये, साथ ही नये पदभार ग्रहण किये गये कार्मिकों की जानकारी पोर्टल पर दर्ज की जाये। फार्म-ब में स्थापना लिपिक / प्रभारी का नाम, हस्ताक्षर एवं मोबाइल नम्बर अंत में अनिवार्य रूप से अंकित कर, दर्ज जानकारी ऑनलाइन दर्ज / अपडेट के पश्चात् डाटा फीज कर हार्डकापी संस्था प्रमुख के हस्ताक्षर / सील सहित एन.आई.सी. दमोह में विशेष वाहक हस्ते जमा करायें। प्रायः यह देखा गया है कि जानकारी फ्रीज करने के पश्चात् कतिपय कार्यालयों के द्वारा हार्डकापी नहीं भेजी जाती है, जो कि अनुचित है।
फार्म-ब में ऑनलाइन जानकारी दर्ज करने के पूर्व इन बातों का ध्यान रखा जावें
अधिकारी/ कर्मचारी का नाम हिन्दी यूनीकोड में टाईप करना अनिवार्य है, तपश्चात् अॅग्रेजी में टाईप किया जाये। कार्यस्थल / गदस्ची संस्था का नाम भी हिन्दी यूनीकोर्ड में टाईप किया जाये ।
पोर्टल में अधिकारी कर्मचारी का सही पदनाम सिलेक्ट किया जाये । उदाहरणार्थ-जनजातीय कार्य विभाग अन्तर्गत कार्यरत उच्च माध्यमिक शिक्षक / माध्यमिक शिक्षक / प्राथमिक शिक्षक कर्मचारी का सही पदनाम दर्ज किया जाये। पोर्टल में कोड नम्बर 53713-उच्च माध्यमिक शिक्षक, 53714- माध्यमिक शिक्षक एवं कोड नम्बर 53715-प्राथमिक शिक्षक का पद अंकित है। सही पद का चयन करें ताकि पदों में एकरूपता रहें। समस्त कर्मचारियों का सही मोबाईल नम्बर एवं पदस्थ स्थल की सही विधानसभा / विकासखंड अंकित किया जाये।
अधिकारी / कर्मचारी के वर्तमान पदस्थी स्थान / वर्तमान निवास / स्थाई निवास स्थान का सही विधानसभा सिलेक्ट करें। साथ ही पोर्टल में अंकित Check this box to update local body details ओपन कर कर्मचारी की डिटेल भरी जाये। कर्मचारियों की अद्यतन जानकारी अनुसार Urban & Rural सिलेक्ट कर ग्रामीण हो तो जनपद निकाय सिलेक्ट करें तथा शहरी क्षेत्र हो तो वार्ड नम्बर सिलेक्ट करते हुए जानकारी पूर्ण की जाये। यदि कोई कर्मचारी अन्य जिले से हो तो “अन्य” को सिलेक्ट किया जाये। यदि कार्मिक दमोह जिले का निवासी है तो उसके निवास की विधानसभा एवं मतदाता पहचान पत्र में अंकित विधानसभा एक ही हो यह सुनिश्चित कर अंकित किया जाये।
कार्मिक की सेवायें केन्द्र शासन एवं राज्य शासन का विकल्प बैंकिंग संस्थाएँ सही विकल्प का चयन किया जाये।
वेतन संबंधी जानकारी में वर्तमान में प्राप्त कर रहे वेतनमान का प्रकार एवं लेवल नम्बर । इंडेक्स नम्बर / मूलवेतन दर्ज करना अनिवार्य है, ताकि की पद सामान होने की स्थिति में वरिष्ठता निर्धारित रहें। माह दिसम्बर, 2023 का वेतन पत्रक फार्म-ब प्रस्तुत करते समय अपने साथ में लावे ताकि मिलान किया जा सकें।
पोर्टल में यह भी प्रावधान है कि यदि कोई कार्मिक किसी कारणवश निर्वाचन कार्य में ड्यूटी करने में असमर्थ हो तो उसके विकल्प उपलब्ध है। यदि उपलब्ध विकल्प के अलावा अन्य कुछ कारण हो तो अन्य विकल्प का चयन कर अवमुक्त करने का कारण स्पष्ट लिखा जाये। महिला कार्मिक यदि गर्भवती हो, मातृत्व अवकाश, संतान पालन अवकाश पर हो, स्तनपान कराने वाली महिला कार्मिकों की जानकारी प्रविष्टि करते समय निर्वाचन ड्यूटी से छूट कॉलम में अन्य विकल्प का चयन करने हेतु “अवमुक्त का कारण दर्ज किया जाये। साथ ही विकल्प में “गंभीर बीगार से अस्वस्थ का प्रावधान है ये प्रावधान ऐत्ती कार्मिकों के लिए हैं जो वास्तव में गंभीर बीमारी से ग्रसित हो। दिव्यांग कर्मचारियों हेतु दिव्यांग विकल्प का चयन करते हुए प्रपत्र-3 (फार्म-स) प्रारूप में ऑफलाइन जानकारी मय दिव्योंग प्रमाण-पत्र की छायाप्रति संलग्न कर प्रस्तुत किया जाये।
अधिकारी / कर्मचारियों का बैंक खाता नम्बर सही दर्ज किये जावे साथ ही खाते का IFSC कोड केपिटल में दर्ज किया जाये। पोर्टल में यह प्रावधान भी है कि कर्मचारी का IFSC कोड दर्ज करके सर्च उपरांत बैंक का वितरण प्राप्त कर सकते है, आपको सिर्फ खाता कमांक ही दर्ज करना होगा। सर्च उपरांत विवरण प्राप्त नहीं होने पर बैंक का विवरण अपने स्तर से दर्ज किया जाये। ऑनलाइन पोर्टल पर एन्ट्री करते समय इस बात का विशेष ध्यान रखा जाये, कि प्रत्येक कार्मिक के सभी कॉलमों में सही जानकारी दर्ज हो गई हो, ताकि मानदेय भुगतान के समय कार्मिक के सही खाते में भुगतान हो सके।
जानकारी प्रस्तुत करने के पश्चात् यदि किसी कर्मचारी की आकस्मिक मृत्यु, निलम्बन, स्थानान्तरण एवं दीर्घ अवधि के प्रशिक्षण पर जाने की सूचना तत्काल एन.आई.सी. दमोह को देना कार्यालय प्रमुख का व्यक्तिगत जबावदारी होगी। यदि किसी कर्मचारी की नवीन नियुक्ति होती है या स्थानांतरण के माध्यम से पदस्थी होती है तो ऐसे कर्मचारियों की जानकारी फार्म-ब में ऑफलाइन तैयार कर प्रस्तुत की जाये। इसके अतिरिक्त अन्य किसी भी प्रकार के संशोधन के लिए एन.आई.सी. दमोह में सम्पर्क किया जा सकेगा।
यदि जिले में कोई नया कार्यालय खुला हो, जिसकी जानकारी पूर्व में नहीं दी गई हो, ऐसे कार्यालय की जानकारी देना अनिवार्य है. संबंधित विभाग प्रमुख ध्यानि दें।
समस्त संस्था प्रमुख अपने अधीनस्थ सभी संवर्ग के अधिकारी / कर्मचारियों की जानकारी दर्ज करेगें, किसी भी अधिकारी कर्मचारी की जानकारी दर्ज होने से वंचित न रहें, इसकी पृष्टि कार्यालय प्रमुख जानकारी फ्रीज करने के पूर्व कर लें।
यदि ऐसा संज्ञान में आता है कि आपके द्वारा किसी कार्मिक को निर्वाचन कार्य से बचाने के उद्देश्य से जानकारी दर्ज नहीं की गई या गलत जानकारी दी गई हो तो संस्था के स्थापना लिपिक / प्रभारी कर्मचारी तथा कार्यालय प्रमुख के विरूद्ध सख्त अनुशासनात्मक कार्यवाही की जायेगी। पोर्टल पद दर्ज की गई जानरकारी की पूर्व जबावदारी कार्यालय / संस्था प्रमुख की होगी ।
दिये गये निर्देशों का कड़ाई से पालन कर जानकारी तैयार करना सुनिश्चित किया जाये। उक्त कार्य हेतु विभागों को पर्याप्त समय दिया जा रहा है, समय-सीमा में कार्य पूर्ण किया जाये। ऑनलाइन जानकारी दर्ज करने में कोई तकनीकी समस्या आती है तो एन.आई.सी. दमोह के दूरभाष नम्बर 07812-222815 पर सम्पर्क किया जाये।
